不同类型的答录机软件主要由它们提供的功能定义。其中包括软件能够记录的消息长度以及有时明显优于标准答录机的音频质量。一些软件还能够将传入的消息分类到不同的文件夹中以进行优先级排序。还有一些软件包含传真功能。
使用软件而不是物理机器来接听电话和记录消息的基本前提具有许多优点。应答机软件能够以专用机器无法做到的方式处理传入的数据。使用实际软件而不是只有几个按钮的机器的界面还具有能够以更复杂的方式进行交互的好处。随着互联网协议语音 (VoIP) 呼叫的发展，基于软件的应答机成为更具吸引力的选择。
录音带可用于答录机。所有答录机软件最有效的功能之一是能够记录存储设备可以容纳的尽可能多的音频数据。音频质量甚至可能会更好，因为数字数据不会随着时间的推移而降低。时间就像磁带一样。对消息进行数字录音还意味着可以控制播放，允许听众跳过消息或将其存档以供以后收听。
某些类型的另一个功能应答机软件能够将收到的消息分类到特殊文件夹中。这使得来自未知呼叫者的消息可以放置在一个文件夹中，而来自已知朋友的电话可以放置在另一个文件夹中，从而允许用户优先考虑需要先听的内容.有些软件甚至允许接收文本和图片消息的编辑和排序。
根据互联网连接的类型，某些类型的应答机软件可以配置为向其他设备或电子邮件帐户发送警报。该软件可以接收消息，然后向工作电子邮件地址发送电子邮件警报，其中包含呼叫者的详细信息以及消息的长度。它甚至可能包括通过基于网络的界面发送短信的功能。
有一些特定类型的应答机软件试图不仅仅是录音软件。这可以包括一个也具有语音识别功能的程序，允许仅通过语音命令来导航控件。一些程序还集成了电话拨号功能，以便在收听消息后，可以根据请求回拨电话号码以发起呼叫。
还有一些类型的应答机软件集成了其他选项，例如能够接收传真传输。同类型的o软件还可能包括发送传真的功能。通过集成答录机的功能、实时电话线的访问以及完全可定制的计算机软件的功能，答录机软件可以使用无限的功能组合。
